Belastingregels voor Abonnementen: Zakelijke, Privé en Gemengde Kosten voor Spotify, YouTube en Disney+

Bij Brands Finance BCS B.V. helpen we ZZP’ers en MKB-bedrijven in Noord-Holland, Flevoland en de provincie Utrecht met hun boekhouding en fiscale vragen. Een veelvoorkomende vraag betreft de kosten van abonnementen zoals Spotify, YouTube en Disney+. Hoe worden deze abonnementen verwerkt in de administratie? Zijn het zakelijke, privé of gemengde kosten? Wat zijn de regels voor het terugvragen van BTW en hoe ga je om met bijtelling of privécorrecties? In deze blog geven we inzicht in hoe je met deze kosten om moet gaan.

Wat Zijn Zakelijke, Privé en Gemengde Kosten?

100% Zakelijke Kosten: Abonnementen kunnen als volledig zakelijke kosten worden beschouwd wanneer ze uitsluitend voor bedrijfsdoeleinden worden gebruikt. Denk hierbij aan een Spotify-account dat wordt gebruikt voor achtergrondmuziek in een winkel of een YouTube Premium-abonnement voor zakelijke videomarketing. Deze kosten zijn volledig aftrekbaar van de winst. Zorg ervoor dat het zakelijke gebruik duidelijk en goed onderbouwd is met bijvoorbeeld facturen of ander bewijsmateriaal.

100% Privé Kosten: Abonnementen die uitsluitend voor privégebruik worden afgesloten, zoals een Disney+ account voor thuisgebruik, kunnen niet worden afgetrokken als zakelijke kosten. Dit geldt ook voor abonnementen die zonder zakelijke noodzaak zijn afgesloten en hoofdzakelijk privé worden gebruikt. Deze kosten mogen dus niet worden opgenomen in de bedrijfsadministratie.

Gemengde Kosten: In de praktijk zijn veel abonnementen gemengd, wat betekent dat ze zowel zakelijk als privé worden gebruikt. Bijvoorbeeld een YouTube-abonnement dat zowel voor zakelijke tutorials als privé-entertainment wordt gebruikt. In dit geval moet je de kosten splitsen tussen het zakelijke en privégebruik, en alleen het zakelijke deel mag je aftrekken. Deze splitsing moet je goed kunnen onderbouwen, bijvoorbeeld door een percentage of urenverdeling bij te houden.

Bijtelling: Wanneer van Toepassing?

Bijtelling is normaal gesproken een begrip dat wordt geassocieerd met auto's van de zaak, maar kan ook relevant zijn bij andere vergoedingen of ter beschikking gestelde zaken die deels privé worden gebruikt. Voor abonnementen is dit minder gebruikelijk, maar als een ondernemer bijvoorbeeld een abonnement zakelijk betaalt en er is substantieel privégebruik, kan de Belastingdienst een correctie eisen. Het is belangrijk om in deze gevallen contact op te nemen met een fiscalist om te bepalen of bijtelling van toepassing is en hoe deze moet worden berekend.

Privé Correctie: Wanneer Is Dit Nodig?

Een privé correctie is nodig wanneer een abonnement deels privé en deels zakelijk wordt gebruikt. Het privédeel moet worden gecorrigeerd uit de zakelijke administratie om te voorkomen dat privé-uitgaven onterecht als zakelijke kosten worden afgetrokken. Deze correctie is niet alleen van belang voor de winstbelasting, maar ook voor de BTW-verrekening. Alleen het zakelijke deel van de kosten komt in aanmerking voor BTW-teruggaaf.

BTW-Verrekening: Wanneer Wel en Wanneer Niet?

Volledige BTW-aftrek: Wanneer een abonnement volledig zakelijk wordt gebruikt, mag de BTW over de kosten volledig worden afgetrokken. Dit geldt bijvoorbeeld voor een Spotify-abonnement dat uitsluitend wordt gebruikt voor bedrijfsdoeleinden zoals muziek in een werkruimte.

Gedeeltelijke BTW-aftrek: Bij gemengd gebruik is alleen de BTW over het zakelijke deel aftrekbaar. Je moet dus een redelijke verdeling maken van de kosten op basis van zakelijk versus privégebruik. Het is belangrijk om deze verdeling goed te documenteren, bijvoorbeeld door een urenregistratie of een schatting van het gebruik in procenten.

Geen BTW-aftrek: Als een abonnement hoofdzakelijk privé wordt gebruikt, mag je geen BTW terugvragen. Dit geldt ook als het zakelijk gebruik minder dan 10% bedraagt van het totale gebruik.

Meer informatie over de regels voor BTW-verrekening en aftrek van zakelijke kosten vind je op de website van de Belastingdienst. De regels worden jaarlijks aangepast en zijn afhankelijk van jouw specifieke situatie, het type bedrijf dat je hebt en de sector waarin je opereert. Daarom is het belangrijk om altijd op de hoogte te blijven van de laatste wet- en regelgeving.

Kleine en Grote Uitgaven: Wat Zegt de Belastingdienst?

Uitgaven van minder dan 450 euro exclusief BTW mogen direct ten laste van de winst worden gebracht. Dit is relevant voor kleinere abonnementskosten die de drempel van 450 euro niet overschrijden. Wanneer de kosten hoger zijn dan 450 euro exclusief BTW, moeten deze in principe worden geactiveerd op de balans en over de levensduur van het abonnement worden afgeschreven.

Controle door Belastingdienst en Banken

Bij Brands Finance BCS B.V. merken we dat banken steeds vaker een rol spelen in het controleren van zakelijke kosten, iets wat vroeger vooral door de Belastingdienst werd gedaan. Dit betekent dat je vragen kunt verwachten van je bank over zakelijke en privé-uitgaven, inclusief abonnementen. Banken en de Belastingdienst kunnen controles uitvoeren over meerdere jaren, vaak tot vijf jaar terug. De Belastingdienst heeft het recht om correcties door te voeren, boetes op te leggen (die kunnen oplopen tot 100%) en rente te heffen met terugwerkende kracht over de laatste vijf jaar.

Een definitieve aanslag van de Belastingdienst is niet altijd definitief; zelfs als je als ondernemer een definitieve aanslag hebt ontvangen, kan deze alsnog worden aangepast bij een controle. Daarom is een nauwkeurige en goed onderbouwde administratie cruciaal.

Conclusie

Het correct verwerken van kosten voor abonnementen zoals Spotify, YouTube en Disney+ in je administratie kan complex zijn, vooral wanneer er sprake is van gemengd gebruik. De belastingregels zijn afhankelijk van de specifieke situatie van jouw bedrijf, de sector waarin je actief bent en de diensten die je levert. Omdat de belastingwetgeving en jurisprudentie jaarlijks kunnen veranderen, raden wij aan om regelmatig contact op te nemen met een fiscalist voor advies op maat.

Bij Brands Finance BCS B.V. staan wij klaar om je te helpen met al je fiscale vragen. Wil je meer informatie of heb je hulp nodig bij het verwerken van je abonnementskosten in de administratie? Neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag verder zodat jij je kunt concentreren op het succesvol runnen van je bedrijf.