Hoe Verwerk je Tablet- en Laptopkosten in je Administratie? Belastingregels voor ZZP’ers en MKB-bedrijven

Bij Brands Finance BCS B.V. helpen wij kleine ondernemers, zelfstandigen, ZZP’ers en MKB-bedrijven in Noord-Holland, Zuid-Holland en de provincie Utrecht met het beheren van hun administratie en boekhouding. Een vraag die wij vaak krijgen, is hoe om te gaan met de kosten voor tablets en laptops in de administratie. Denk hierbij aan apparaten zoals iPads, Google Pixel tablets, Samsung tablets, MacBooks, Chromebooks, laptops en zelfs refurbished apparaten. In deze blog bespreken we de belastingregels rondom zakelijke, privé en gemengde kosten voor tablets en laptops, en hoe je BTW kunt verrekenen.

100% Zakelijke Kosten, Privé Kosten en Gemengde Kosten voor Tablets en Laptops

100% Zakelijke Kosten: Als een tablet of laptop volledig zakelijk wordt gebruikt, kunnen de kosten hiervan als 100% zakelijke kosten worden afgetrokken. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer het apparaat wordt gebruikt voor zakelijke communicatie, administratie, boekhoudsoftware of andere bedrijfsdoeleinden. Zorg ervoor dat je het zakelijke gebruik goed kunt onderbouwen met bijvoorbeeld een logboek of andere bewijzen. Denk hierbij ook aan eventuele accessoires en software die noodzakelijk zijn voor het gebruik van het apparaat in de bedrijfsvoering.

Privé Kosten: Wanneer een tablet of laptop voornamelijk voor privédoeleinden wordt gebruikt, zijn deze kosten niet aftrekbaar. Apparaten die bijvoorbeeld door kinderen worden gebruikt, zoals kindertablets, of die voornamelijk thuis worden gebruikt voor niet-zakelijke doeleinden, vallen in deze categorie. De kosten voor dergelijke apparaten mogen niet worden opgenomen in de zakelijke administratie.

Gemengde Kosten: Veel apparaten worden zowel zakelijk als privé gebruikt. Dit noemen we gemengde kosten. Bij gemengd gebruik moet je een redelijke verdeling maken tussen het zakelijke en het privégebruik. Alleen het zakelijke deel van de kosten is aftrekbaar. Een veelgebruikte methode is om het gebruik te schatten in uren per week of percentage van gebruik. Het is belangrijk om deze verdeling goed te documenteren, want de Belastingdienst kan hier bij een controle om vragen.

Bijtelling: Wanneer van Toepassing?

Bijtelling is een term die vaak wordt geassocieerd met auto’s van de zaak, maar kan ook van toepassing zijn op apparaten zoals tablets en laptops als ze door de werkgever aan werknemers ter beschikking worden gesteld voor privégebruik. Voor zelfstandig ondernemers en ZZP’ers is bijtelling minder relevant tenzij het apparaat eigendom is van de zaak en er sprake is van substantieel privégebruik. Het is belangrijk om in dergelijke situaties contact op te nemen met een fiscalist om te bepalen of bijtelling in jouw specifieke geval van toepassing is.

Privé Correctie: Wat en Wanneer?

Een privé correctie is nodig wanneer een apparaat deels zakelijk en deels privé wordt gebruikt. Dit houdt in dat je het privédeel van de kosten uit de zakelijke administratie moet halen. Dit voorkomt dat je privé-uitgaven onterecht als zakelijke kosten aftrekt. Deze correctie geldt ook voor de BTW-verrekening. Bij gemengd gebruik mag alleen de BTW op het zakelijke deel van de kosten worden teruggevraagd.

BTW-Verrekening: Volledige of Gedeeltelijke Aftrek?

Bij volledige zakelijke kosten mag de BTW volledig worden afgetrokken. Bij gemengd gebruik is alleen de BTW over het zakelijke deel aftrekbaar. De Belastingdienst stelt strikte voorwaarden voor het terugvragen van BTW. Zorg daarom voor een duidelijke en transparante verdeling van de kosten. Als je een apparaat voor minder dan 10% zakelijk gebruikt, mag je de BTW niet aftrekken.

Meer informatie over de aftrek van zakelijke kosten en BTW-verrekening vind je op de website van de Belastingdienst. Het is belangrijk om deze regels regelmatig te controleren, omdat de belastingwetgeving en jurisprudentie jaarlijks kan veranderen.

Kleine en Grote Uitgaven: Administratieve Richtlijnen

Voor tablets en laptops waarvan de aanschafkosten minder dan 450 euro exclusief BTW bedragen, is het toegestaan om deze direct als kosten ten laste van de winst te brengen. Dit is handig voor goedkopere tablets of Chromebooks. Als de uitgave hoger is dan 450 euro exclusief BTW, moet deze op de balans worden geactiveerd en afgeschreven worden over de verwachte levensduur van het apparaat.

Belastingcontroles en de Rol van Banken

Bij Brands Finance BCS B.V. merken we dat banken steeds vaker een controlefunctie uitvoeren die voorheen bij de Belastingdienst lag. Dit betekent dat zij vragen kunnen stellen over zakelijke en privé-uitgaven, inclusief de aanschaf van tablets en laptops. Banken en de Belastingdienst kunnen controle uitvoeren over meerdere jaren, soms zelfs tot vijf jaar terug. De Belastingdienst heeft de bevoegdheid om correcties door te voeren, boetes op te leggen (meestal 50%, maar soms zelfs 100%) en rente te heffen. Dit benadrukt het belang van een nauwkeurige en goed onderbouwde administratie.

In Nederland is een definitieve aanslag niet altijd definitief. De Belastingdienst kan deze alsnog wijzigen als er bij een controle afwijkingen worden geconstateerd. Dit is vooral van belang wanneer er sprake is van gemengde kosten en bij een niet-gegronde verdeling tussen zakelijk en privégebruik.

Conclusie

Het verwerken van kosten voor tablets en laptops in je administratie kan complex zijn, vooral als er sprake is van gemengd gebruik. De regels van de Belastingdienst zijn afhankelijk van het type bedrijf dat je hebt, de sector waarin je actief bent, en de diensten die je levert. Omdat de wetgeving vaak verandert en interpretatieverschillen kunnen ontstaan, raden wij aan om regelmatig contact op te nemen met een fiscalist voor advies op maat. Bij Brands Finance BCS B.V. staan wij klaar om je te helpen met al je fiscale vragen, zodat jij je kunt richten op de groei van je onderneming.

Heb je vragen of wil je meer informatie over dit onderwerp? Neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag verder!