Belastingtips: Kantinekosten en Eten & Drinken Slim Aftrekken
Als ondernemer maakt u regelmatig kosten voor kantinebenodigdheden, eten en drinken, zowel voor uw personeel als voor klanten. Wist u dat veel van deze uitgaven aftrekbaar zijn van de winst? Brands Finance BV legt uit welke kosten u kunt aftrekken, welke eisen de Belastingdienst stelt en hoe u dit goed kunt onderbouwen.
Welke kantinekosten zijn aftrekbaar?
Hieronder een overzicht van aftrekbare kosten die u maakt voor uw kantoor of werkplek:
- Benodigdheden
- WC-papier en andere hygiëneproducten.
- Koffie, thee en water voor dagelijks gebruik.
- Apparatuur zoals een koffiezetapparaat, waterkoker, friteuse of airfryer.
- Eten en snacks
- Snoep, koek en bonbons voor personeel en klanten.
- Maaltijden zoals pizza, Chinees eten of andere bezorgmaaltijden voor overwerk.
- Decoratie en sfeer
- Bloemen en planten op kantoor. Deze dragen bij aan een prettige werkomgeving en worden als zakelijke kosten gezien.
Eisen van de Belastingdienst voor eten en drinken
Voor personeel
Kosten voor eten en drinken voor uw personeel zijn aftrekbaar, mits zij een zakelijke functie vervullen. Denk aan:
- Snacks en drankjes in de kantine.
- Maaltijden bij overwerk of tijdens vergaderingen.
- Koffie en thee op kantoor.
De Belastingdienst stelt dat deze uitgaven moeten bijdragen aan de productiviteit of het welzijn van uw werknemers. Privé-uitgaven, zoals luxe maaltijden zonder zakelijke aanleiding, zijn niet aftrekbaar.
Voor klanten
Uitgaven voor eten en drinken voor klanten zijn aftrekbaar als representatiekosten. Bijvoorbeeld:
- Koffie of thee tijdens een bespreking.
- Snacks of een maaltijd tijdens een zakelijke bijeenkomst.
Houd er rekening mee dat voor representatiekosten slechts 80% aftrekbaar is. U moet ook kunnen aantonen dat deze uitgaven een zakelijk doel hadden, bijvoorbeeld door het vastleggen van de bijeenkomst in uw agenda.
Belangrijke tips
Tip 1: Zorg voor een goede onderbouwing
De Belastingdienst kan controleren of de gemaakte kosten zakelijk zijn. Houd daarom een goede administratie bij, zoals:
- Bonnen en facturen.
- Een overzicht van de deelnemers (bijvoorbeeld personeel of klanten).
- Beschrijving van de zakelijke aanleiding (zoals een vergadering of klantafspraak).
Tip 2: Combineer met een klantbezoek of presentatie
Eten en drinken worden sneller als zakelijk gezien als ze onderdeel zijn van een zakelijke activiteit, zoals een klantbezoek of productpresentatie.
Conclusie
Door uw kantinekosten, eten en drinken slim te verwerken in uw administratie, kunt u uw belastbare winst verlagen en minder belasting betalen. Zorg er wel voor dat u voldoet aan de eisen van de Belastingdienst en uw uitgaven goed kunt onderbouwen.
Heeft u vragen over hoe u deze kosten kunt boeken of wilt u zeker weten dat u niets over het hoofd ziet? Brands Finance BV staat klaar om u te helpen.
Met vriendelijke groet,
Brands Finance BV
Uw partner in belastingbesparing en slimme administratie!