Belastingtips: Persoonlijke Uitgaven Slim Aftrekken
Veel ondernemers maken persoonlijke uitgaven die (deels) zakelijk zijn. Denk aan representatieve kleding, een sportabonnement of zelfs een fysiobehandeling. Maar hoe zorgt u ervoor dat u deze kosten aftrekt van uw winst, en welke eisen stelt de Belastingdienst? Brands Finance BV zet het voor u op een rij, inclusief tips voor een goede onderbouwing.
Welke persoonlijke uitgaven kunt u aftrekken?
- Verzorging en uiterlijk
- Hand- en gezichtscrème: Als u veel klantcontact heeft en een representatief uiterlijk essentieel is, kunnen deze kosten zakelijk zijn.
- Bril of lenzen: Alleen aftrekbaar als ze specifiek nodig zijn voor zakelijke activiteiten (zoals computerschermen bekijken).
- Kleding en schoenen
- Representatieve kleding: Alleen aftrekbaar als het specifieke zakelijke kleding betreft, zoals een pak of nette schoenen voor klantafspraken.
- Werkkleding en werkschoenen: Kleding die alleen zakelijk gedragen wordt (bijvoorbeeld met logo of beschermende werkkleding) is volledig aftrekbaar.
- Representatieve schoenen: Voor zakelijke bijeenkomsten en presentaties, mits niet privé gedragen.
- Sport, fitness en gezondheid
- Sport- en fitnessabonnement: Voor personeel kan dit als secundaire arbeidsvoorwaarde worden aangeboden en is het aftrekbaar. Voor ondernemers zelf geldt dat het moet bijdragen aan de zakelijke gezondheid (bijvoorbeeld als overbelasting voorkomen wordt).
- Fysiotherapie en massage: Alleen aftrekbaar als ze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van uw werk, bijvoorbeeld bij fysieke klachten door lange werkdagen.
Eisen van de Belastingdienst
- Sportabonnement en fysio voor personeel
- Een sportabonnement mag worden verstrekt als secundaire arbeidsvoorwaarde en is aftrekbaar, mits het past binnen het bedrijfsbeleid en opengesteld is voor meerdere medewerkers.
- Fysiotherapie voor personeel is aftrekbaar als deze noodzakelijk is vanwege de aard van het werk, bijvoorbeeld bij fysiek belastende functies.
- Zakelijk karakter aantonen
- De uitgaven moeten direct bijdragen aan de zakelijke activiteiten.
- Privé-gebruik is niet aftrekbaar. Voor gemengde kosten (bijvoorbeeld schoenen die zowel privé als zakelijk worden gedragen) geldt dat u het zakelijke deel moet kunnen specificeren.
- Bewijsvoering
- Bewaar bonnen, facturen en notities die het zakelijke karakter van de uitgaven onderbouwen.
- Noteer hoe en waarom een uitgave zakelijk is (bijvoorbeeld een sportabonnement om fysieke belasting te verminderen).
Slimme tips
Tip 1: Houd een duidelijke administratie bij
Voor gemengde kosten is het belangrijk om het zakelijke en privé-gedeelte goed te scheiden. Als slechts een deel zakelijk is, kunt u dat deel aftrekken van de winst. Dit geldt ook voor de btw: de zakelijke btw is aftrekbaar.
Tip 2: Werk met een zakelijke reden
Zorg dat u voor elke uitgave een zakelijke reden kunt aangeven. Bijvoorbeeld:
- Een representatieve outfit voor klantbezoeken.
- Fysiotherapie om werkgerelateerde klachten te behandelen.
- Een sportabonnement om fit te blijven voor fysieke werkzaamheden.
Conclusie
Persoonlijke uitgaven kunnen vaak gedeeltelijk zakelijk worden geboekt, maar het is essentieel om de regels van de Belastingdienst goed na te leven. Met een duidelijke administratie en een goede onderbouwing kunt u optimaal profiteren van fiscale voordelen.
Heeft u hulp nodig bij het bepalen van wat aftrekbaar is of hoe u deze kosten in uw administratie verwerkt? Brands Finance BV staat voor u klaar met persoonlijk advies.
Met vriendelijke groet,
Brands Finance BV
Uw partner in belastingbesparing en slimme administratie!