Bedrijfskleding en Representatiekleding

Bedrijfskleding en Representatiekleding: Wat U als Ondernemer Moet Weten

Bij Brands Finance BCS B.V. begrijpen we dat het voor zelfstandige ondernemers en MKB-bedrijven vaak ingewikkeld is om te bepalen welke kosten aftrekbaar zijn en welke niet. Een veelvoorkomend vraagstuk draait om de aftrekbaarheid van kledingkosten, zoals bedrijfskleding en representatiekleding. Welke regels hanteert de Belastingdienst precies? Wanneer wordt een kostenpost als 100% zakelijk, privé of gemengd beschouwd? En hoe zit het met BTW en mogelijke bijtelling? In deze blog geven we inzicht in de regels en wat dit betekent voor uw administratie.

Bedrijfskleding vs. Representatiekleding: Wat is het Verschil?

Het is belangrijk om te weten dat de Belastingdienst onderscheid maakt tussen bedrijfskleding en representatiekleding:

Bedrijfskleding wordt gezien als kleding die uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen en niet voor privégebruik bestemd is. Denk hierbij aan uniformen, overallen, of kleding met een duidelijk zichtbaar logo van uw bedrijf.
Representatiekleding is kleding die tijdens zakelijke activiteiten gedragen wordt maar ook geschikt is voor privégebruik. Voorbeelden hiervan zijn nette pakken of jurken die u draagt tijdens klantbezoeken of zakelijke bijeenkomsten.

Regels voor Bedrijfskleding en Representatiekleding

100% Zakelijke Kosten: Bedrijfskleding die uitsluitend voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt en niet geschikt is voor privégebruik kan als 100% zakelijke kosten worden afgetrokken. Dit betekent dat zowel de kosten van aanschaf als de BTW volledig aftrekbaar zijn.
100% Privé Kosten: Kleding die zowel zakelijk als privé kan worden gedragen, zonder specifieke kenmerken die het alleen voor zakelijk gebruik geschikt maken, wordt als privé aangemerkt. Kosten voor dergelijke kleding zijn niet aftrekbaar.
Gemengde Kosten: Als kleding zowel voor zakelijk als voor privédoeleinden kan worden gebruikt, beschouwt de Belastingdienst dit als gemengde kosten. In dit geval moet een redelijke schatting worden gemaakt van het zakelijke gebruik, en alleen dat deel kan worden afgetrokken. De rest wordt als privé aangemerkt en is niet aftrekbaar.

Bijtelling en Privé Correctie

Wanneer is er sprake van bijtelling?

Bijtelling is van toepassing wanneer een ondernemer of werknemer een voordeel heeft van een voorziening die voor privégebruik beschikbaar is. Voor bedrijfskleding geldt dit normaal gesproken niet, tenzij de kleding ook voor privédoeleinden wordt gebruikt zonder dat er een eigen bijdrage is. Bij representatiekleding is dit echter wel mogelijk. Als representatiekleding voor een deel privé wordt gebruikt, moet een privé correctie plaatsvinden.

Hoe berekent u de bijtelling?

De bijtelling wordt berekend op basis van de waarde van het privégebruik. Als bijvoorbeeld een representatief kostuum wordt aangeschaft voor €1.000 en u schat dat 30% van het gebruik privé is, dan moet u €300 als bijtelling opgeven.

Wanneer moet een privé correctie worden toegepast?

Een privé correctie moet worden toegepast wanneer kleding voor zowel zakelijke als privédoeleinden wordt gebruikt. De kosten moeten naar rato van het privégebruik worden uitgesplitst, en het privédeel kan niet als zakelijk worden afgetrokken.

BTW Terugvorderen en Aftrekken

Volledig Zakelijk Gebruik:

Wanneer kleding uitsluitend voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt en als bedrijfskleding wordt aangemerkt, mag de BTW volledig worden teruggevraagd.

Gemengd Gebruik:

Bij gemengd gebruik van kleding mag u de BTW alleen naar rato van het zakelijke gebruik terugvorderen. Bijvoorbeeld, als een zakelijke outfit voor 70% zakelijk en 30% privé wordt gebruikt, mag u slechts 70% van de BTW aftrekken.

Voor meer informatie over aftrekbare kosten kunt u ook terecht op de website van de Belastingdienst.

Afschrijvingen en Activeren

Volgens de Belastingdienst moeten bedrijfsmiddelen die meer dan €450 exclusief BTW kosten, worden geactiveerd op de balans en over de levensduur worden afgeschreven. Kosten onder dit bedrag mogen direct ten laste van de winst worden gebracht.

Controle en Correcties door de Belastingdienst en Banken

Bij Brands Finance BCS B.V. merken we dat zowel de Belastingdienst als banken steeds actiever controleren op zakelijke uitgaven. Banken, die nu vaak de rol van de Belastingdienst deels overnemen, kunnen vragen stellen over uw uitgaven tot wel vijf jaar terug. De Belastingdienst heeft bovendien het recht om correcties aan te brengen, boetes op te leggen tot wel 100%, en rente in rekening te brengen. Dit geldt ook als u al een definitieve aanslag hebt ontvangen.

Een definitieve aanslag is in Nederland namelijk niet definitief. De Belastingdienst kan deze op elk moment herzien als zij dat nodig acht. Daarom is het van essentieel belang dat u als ondernemer uw administratie nauwkeurig bijhoudt en tijdig aanpassingen doorvoert indien de regels veranderen.

Conclusie

Het is duidelijk dat de regels rondom kledingkosten complex zijn en sterk afhangen van het gebruik en de specificaties van de kleding. Het is daarom raadzaam om regelmatig advies in te winnen bij een fiscalist of belastingadviseur, zeker gezien de jaarlijkse veranderingen in belastingwetgeving en jurisprudentie.

Bij Brands Finance BCS B.V. ondersteunen wij ondernemers in Noord-Holland, Utrecht en Zuid-Holland bij het navigeren door deze complexe regels en zorgen wij ervoor dat uw administratie altijd up-to-date en in overeenstemming met de wet is. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie of om een afspraak te maken.

Contactgegevens: