Gemengde Kosten, Zakelijke Kosten en Privé Kosten voor Vaste Telefoonverbindingen

Gemengde Kosten, Zakelijke Kosten en Privé Kosten voor Vaste Telefoonverbindingen: Wat U als Ondernemer Moet Weten

Bij Brands Finance BCS B.V. begrijpen we dat het bijhouden van uw administratie als ondernemer complex kan zijn, vooral wanneer het gaat om het onderscheiden van gemengde kosten, 100% zakelijke kosten en 100% privé kosten. Een veelvoorkomende vraag betreft de kosten voor vaste telefoonverbindingen, zoals abonnementen van Ziggo, KPN, VOYS, VOIP, Odido en Tele2. Welke kosten kunt u aftrekken? Wanneer is er sprake van bijtelling? En hoe zit het met de BTW?

Vanuit onze kantoren in Noord-Holland, Zuid-Holland en Brabant ondersteunen wij kleine ondernemers, zelfstandigen, ZZP’ers en MKB-bedrijven bij het navigeren door deze belastingregels. Laten we dieper ingaan op wat u moet weten over de belastingregels voor vaste telefoonverbindingen.

Wat Zijn Gemengde Kosten?

Gemengde kosten zijn kosten die zowel een zakelijk als een privékarakter hebben. Voor vaste telefoonverbindingen betekent dit dat als de telefoon zowel voor werk als privé wordt gebruikt, de kosten als gemengd worden beschouwd. De Belastingdienst stelt dat gemengde kosten moeten worden gesplitst in een zakelijk en een privédeel, waarbij alleen het zakelijke deel aftrekbaar is.

Vaste Telefoonverbindingen: Zakelijk of Privé?

Bij het inrichten van een vaste telefoonverbinding kan er gekozen worden uit verschillende aanbieders zoals Ziggo, KPN, VOYS, VOIP, Odido en Tele2. Afhankelijk van het gebruik kunnen deze kosten volledig zakelijk, volledig privé of gemengd zijn:

100% Zakelijke Kosten: Als de vaste telefoonverbinding uitsluitend voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt, kunnen de kosten als 100% zakelijk worden aangemerkt. Dit betekent dat zowel de abonnementskosten als eventuele gesprekskosten volledig aftrekbaar zijn.
100% Privé Kosten: Wanneer een vaste telefoonverbinding uitsluitend voor privédoeleinden wordt gebruikt, zijn deze kosten niet aftrekbaar voor de onderneming.
Gemengde Kosten: Als de telefoon zowel voor zakelijke als privédoeleinden wordt gebruikt, moeten de kosten naar verhouding worden verdeeld. Dit betekent dat u alleen het zakelijke deel van de kosten mag aftrekken.

Bijtelling en Privé Correctie

Wanneer is er Sprake van Bijtelling?

Bijtelling is van toepassing wanneer een werknemer of ondernemer een voordeel geniet van een voorziening die ook voor privédoeleinden gebruikt wordt. Voor vaste telefoonverbindingen is dit meestal niet van toepassing, tenzij de telefoon in het geheel aan de werknemer ter beschikking wordt gesteld zonder enige bijdrage voor privégebruik. In dat geval moet de waarde van het privégebruik worden opgeteld bij het loon van de werknemer, wat kan leiden tot een hogere loonheffing.

Wanneer is er Sprake van Privé Correctie?

Een privécorrectie is nodig wanneer een vaste telefoonverbinding voor zowel zakelijke als privédoeleinden wordt gebruikt. U moet een redelijke schatting maken van het percentage van het privégebruik. Het gedeelte dat voor privédoeleinden wordt gebruikt, moet als een privécorrectie worden behandeld en mag niet als zakelijk worden afgetrokken. Voorbeeld: als u schat dat 30% van de telefoonkosten privé is, kunt u slechts 70% van de kosten als zakelijk opvoeren.

BTW Terugvorderen: Volledig of Gedeeltelijk?

De regels voor het terugvorderen van BTW op vaste telefoonverbindingen zijn afhankelijk van het gebruik:

Volledig Zakelijk Gebruik: Als de vaste telefoonverbinding uitsluitend zakelijk wordt gebruikt, kunt u de volledige BTW over de kosten terugvorderen.
Gemengd Gebruik: Als de telefoon zowel zakelijk als privé wordt gebruikt, moet de BTW evenredig worden verdeeld. Dit betekent dat als 70% van het gebruik zakelijk is, u 70% van de BTW kunt aftrekken.

Het is belangrijk om te weten dat belastingregels en jurisprudentie elk jaar kunnen veranderen. Voor de meest actuele informatie kunt u de website van de Belastingdienst raadplegen, bijvoorbeeld via deze link.

Drempelbedragen en Afschrijving

Er is een belangrijke drempel voor het afschrijven van bedrijfsmiddelen, waaronder telefoons en vaste lijnen. Als het bedrag onder de €450 exclusief BTW is, mag dit direct ten laste komen van de winst. Is het bedrag hoger dan €450 exclusief BTW, dan moet dit op de balans worden geactiveerd en over de levensduur van het middel worden afgeschreven.

De Rol van de Belastingdienst en Uw Bank

Bij Brands Finance BCS B.V. merken we dat zowel de Belastingdienst als banken steeds strenger controleren op de zakelijke uitgaven van ondernemers. Banken kunnen vragen stellen over uw uitgaven, vooral als deze gemengd of ongewoon lijken. Dit betekent dat u als ondernemer voorbereid moet zijn op vragen van zowel de Belastingdienst als uw bank over uw uitgaven en de verantwoording daarvan.

De Belastingdienst heeft het recht om correcties uit te voeren, boetes op te leggen en rente in rekening te brengen over de afgelopen vijf jaar. Dit geldt zelfs als u al een definitieve aanslag hebt ontvangen; de Belastingdienst kan deze namelijk herzien. De banken nemen ook steeds vaker een controlerende rol op zich en kunnen financiële gegevens opvragen over de afgelopen jaren.

Conclusie

Het is van groot belang dat u zorgvuldig omgaat met het boeken van gemengde kosten zoals vaste telefoonverbindingen en dat u de juiste administratie bijhoudt. Omdat belastingregels elk jaar kunnen veranderen en de interpretatie van regels door de belastinginspecteur kan variëren, raden wij aan om regelmatig een fiscalist te raadplegen.

Bij Brands Finance BCS B.V. staan wij klaar om u te helpen met het optimaliseren van uw fiscale positie en het verlichten van uw administratieve lasten. Of u nu gevestigd bent in Noord-Holland, Zuid-Holland of Brabant, wij zijn er om u te ondersteunen bij het naleven van de juiste belastingregels.

Heeft u vragen over gemengde kosten, bijtelling of BTW-teruggave? Neem dan contact op met ons voor een vrijblijvend adviesgesprek.