Kosten voor Sauna’s, Festivals en Pretparkbezoeken: Wat Zijn de Regels voor Zakelijke, Privé en Gemengde Uitgaven?

Als ondernemer in Nederland is het belangrijk om inzicht te hebben in welke kosten als zakelijk worden gezien, welke als privé en welke gemengd zijn. Dit geldt ook voor uitgaven aan bijvoorbeeld sauna’s, festivals en pretparken. Bij Brands Finance BCS B.V., een administratiekantoor in Noord-Holland, Friesland en Flevoland, krijgen we vaak vragen van ZZP’ers en MKB-bedrijven over hoe deze kosten moeten worden verwerkt in de administratie. In deze blog bespreken we de regels van de Belastingdienst over deze kosten en geven we inzicht in wanneer er sprake is van bijtelling, privécorrectie en hoe je de BTW kunt verrekenen.

Wat Zijn 100% Zakelijke, Privé en Gemengde Kosten?

100% Zakelijke Kosten: Kosten worden als volledig zakelijk beschouwd als ze uitsluitend zijn gemaakt voor bedrijfsdoeleinden. Een voorbeeld hiervan zou kunnen zijn een sauna die specifiek wordt bezocht voor zakelijke besprekingen of netwerkgelegenheden die direct bijdragen aan het werk, zoals bepaalde festivals die relevant zijn voor de branche van de ondernemer (bijv. een filmfestival voor een filmmaker). Deze kosten zijn volledig aftrekbaar van de winst en de BTW over deze kosten is in zijn geheel aftrekbaar.

100% Privé Kosten: Uitgaven die duidelijk privé zijn, zoals een bezoek aan een pretpark met het gezin of een saunabezoek zonder zakelijk karakter, zijn privé kosten en mogen niet worden afgetrokken van de winst. Dergelijke kosten mogen niet in de bedrijfsadministratie worden opgenomen en er kan ook geen BTW over worden teruggevraagd.

Gemengde Kosten: Vaak zijn de kosten niet zo zwart-wit en is er sprake van gemengd gebruik. Een voorbeeld is een festivalbezoek dat zowel privé plezier biedt als zakelijke netwerkmogelijkheden biedt. In deze gevallen moet een verdeling worden gemaakt tussen het zakelijke en privédeel. De zakelijke kosten kunnen worden afgetrokken en BTW kan worden verrekend over het zakelijke deel, mits dit goed onderbouwd is, bijvoorbeeld door het bijhouden van een uren- of activiteitenregistratie.

Bijtelling en Privécorrectie: Wanneer Zijn Deze van Toepassing?

Bijtelling: Bijtelling komt vooral voor bij zaken als auto’s van de zaak, maar kan ook relevant zijn voor andere verstrekkingen die deels privé worden gebruikt. Stel, een ondernemer bezoekt regelmatig sauna’s of festivals en de kosten worden door de onderneming gedragen. Als dit gebruik deels zakelijk en deels privé is, kan een correctie door de Belastingdienst noodzakelijk zijn. Het zakelijk deel mag worden afgetrokken, maar het privédeel moet worden bijgeteld bij het inkomen of gecorrigeerd in de administratie.

Privécorrectie: Een privécorrectie moet worden toegepast wanneer zakelijke uitgaven ook privé worden benut. Dit betekent dat een deel van de kosten uit de zakelijke administratie gehaald moet worden. Een correctie is nodig om te voorkomen dat privé-uitgaven ten onrechte als zakelijke kosten worden opgevoerd. Bijvoorbeeld, als een ondernemer een festival bezoekt voor zowel zakelijk netwerken als privéplezier, dan moet het privédeel gecorrigeerd worden.

BTW-Verrekening: Wanneer Mag Dit Wel of Niet?

Volledige BTW-aftrek: Als een uitgave 100% zakelijk is, kan de volledige BTW worden afgetrokken. Dit is het geval wanneer het gebruik van de dienst of het product volledig ten goede komt aan de onderneming, zoals bij een zakelijk evenement.

Gedeeltelijke BTW-aftrek: Bij gemengd gebruik kan alleen de BTW over het zakelijke deel worden teruggevraagd. Het is belangrijk om een redelijke en verdedigbare splitsing te maken tussen zakelijk en privégebruik. Dit kan door het zakelijke gebruikpercentage te berekenen en dit percentage te gebruiken voor de BTW-aftrek.

Geen BTW-aftrek: Wanneer een kostenpost volledig privé is, mag er geen BTW worden teruggevraagd. Dit geldt voor alle kosten die niet direct met de onderneming te maken hebben en ook niet indirect bij dragen aan de zakelijke activiteiten.

Meer informatie over de regels rondom het aftrekken van zakelijke kosten en BTW-verrekening vind je op de website van de Belastingdienst. Houd er rekening mee dat de regels elk jaar kunnen veranderen, en dat de Belastinginspecteur bij een controle altijd zijn of haar eigen interpretatie kan geven aan de regels.

Kleinere en Grotere Uitgaven: Verwerking in de Administratie

Uitgaven van minder dan 450 euro exclusief BTW mogen direct ten laste van de winst worden gebracht. Voor kosten die hoger zijn dan 450 euro exclusief BTW, geldt in principe dat deze moeten worden geactiveerd op de balans en over de levensduur moeten worden afgeschreven. Echter, afhankelijk van de aard van de uitgave en de specifieke situatie van de ondernemer, kunnen er uitzonderingen en nuances zijn die invloed hebben op de wijze van administreren. Schriftelijke afspraken met de Belastingdienst over de verwerking van specifieke kosten kunnen hierbij duidelijkheid verschaffen en worden aanbevolen.

Controle door de Belastingdienst en Banken

Wij merken bij Brands Finance BCS B.V. dat banken steeds vaker een controlefunctie vervullen die traditioneel was weggelegd voor de Belastingdienst. Dit betekent dat banken vragen kunnen stellen over zakelijke en privéuitgaven, inclusief kosten zoals voor sauna- of festivalbezoeken. Deze controles kunnen zich uitstrekken over meerdere jaren, vaak tot vijf jaar terug. De Belastingdienst heeft altijd het recht om correcties door te voeren, boetes op te leggen tot wel 100%, en rente te heffen met terugwerkende kracht. Een definitieve aanslag is in Nederland niet per definitie definitief. Zelfs wanneer je een definitieve aanslag hebt ontvangen, kan de Belastingdienst deze bij een controle alsnog wijzigen.

Conclusie

Het is van groot belang om goed inzicht te hebben in de kosten die je maakt als ondernemer en om deze correct te verwerken in je administratie. Sauna- en festivalbezoeken en uitgaven aan pretparken kunnen variëren van volledig zakelijk tot volledig privé of ergens daartussenin. De regels van de Belastingdienst zijn complex en afhankelijk van jouw specifieke situatie, het type onderneming dat je hebt, en de sector waarin je opereert. Omdat belastingregels, wetten en jurisprudentie jaarlijks veranderen, raden wij aan om regelmatig contact op te nemen met een fiscalist om zeker te zijn van een correcte verwerking van je kosten.

Bij Brands Finance BCS B.V. staan wij klaar om je te ondersteunen bij al je vragen over zakelijke, privé en gemengde kosten. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie of voor hulp bij je administratie. Wij zorgen ervoor dat jij je kunt focussen op je onderneming, terwijl wij zorgen voor een correcte en betrouwbare boekhouding.