Vacatievergoeding en administratie – wat moet u vastleggen en hoe zit het met de btw?

Waarom een goede administratie belangrijk is

Een zorgvuldig ingerichte administratie is essentieel voor elke stichting, vereniging of ANBI. Niet alleen om de interne organisatie goed te laten lopen, maar vooral omdat de Belastingdienst moet kunnen controleren of er geen sprake is van het belonen van bestuurders.

Volgens artikel 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen (AWR) moet een ANBI de administratie zo inrichten dat daaruit duidelijk blijkt:

welke betalingen er zijn gedaan aan bestuurders,
of dit onkostenvergoedingen of vacatiegeld betreft,
waarvoor deze betalingen precies zijn gedaan.

Vacatiegeld en controle door de Belastingdienst

De Belastingdienst wil onderscheid kunnen maken tussen:

Onkostenvergoeding – een vergoeding voor werkelijk gemaakte kosten, bijvoorbeeld reiskosten of printkosten.
Vacatievergoeding – een vergoeding voor de tijd en inzet tijdens bestuursvergaderingen.

Daarom moet uit de administratie duidelijk en transparant blijken welke bedragen zijn uitgekeerd en wat de onderliggende reden was.

Wat moet u vastleggen?

Een correcte vastlegging van vacatiegeld houdt in dat u minimaal de volgende gegevens in uw administratie opneemt:

Naam van de ontvanger (bijvoorbeeld voorzitter, penningmeester, secretaris).
Datum van de vergadering of activiteit waarvoor vacatiegeld wordt uitgekeerd.
Het toegekende bedrag (netto).
Soort vergoeding (onkostenvergoeding of vacatievergoeding).
Goedkeuring en vastlegging in de notulen van de bestuursvergadering.

Daarnaast is het verstandig om jaarlijks in de jaarrekening of financiële verantwoording een overzicht te geven van alle uitgekeerde vergoedingen. Dit bevordert transparantie richting leden, donateurs én de Belastingdienst.

Hoe moet u het vastleggen?

In de administratie: via een aparte grootboekrekening voor vacatiegeld, zodat dit niet vermengd raakt met salarissen of andere kosten.
In de notulen: leg vast dat de vergadering de hoogte en uitbetaling van de vergoeding heeft goedgekeurd.
In de jaarstukken: rapporteer overzichtelijk welke vergoedingen zijn uitgekeerd.

Dit voorkomt discussie bij een fiscale controle en draagt bij aan behoud van de ANBI-status.

Vacatiegeld en btw – hoe zit dat?

De btw-aspecten van vacatiegeld zijn vaak minder bekend. Uit informatie van de KNOV blijkt:

Over vacatiegeld hoeft geen btw in rekening te worden gebracht door bestuursleden, omdat het geen ondernemingsactiviteit betreft.
Er ontstaat dus geen btw-plicht voor de ontvanger.
Voor de organisatie betekent dit dat vacatiegeld niet aftrekbaar is als btw-kostenpost, omdat er simpelweg geen btw wordt betaald.

Meer informatie leest u hier:
👉 Vacatiegeld en btw – KNOV

Gevolgen bij onjuiste administratie

Wanneer de administratie niet duidelijk laat zien wat er precies is uitgekeerd als vacatievergoeding of onkostenvergoeding, kunnen de gevolgen groot zijn:

Loonbelastingheffing – de Belastingdienst kan de vergoeding als loon bestempelen.
Verlies ANBI-status – als er structurele fouten zijn bij de verantwoording van bestuursvergoedingen.
Boetes of naheffingen – bij het niet voldoen aan de administratieve verplichtingen van art. 52 AWR.

Tips voor een correcte en efficiënte administratie

Maak aparte rekeningen aan voor onkosten en vacatiegeld.
Zorg dat de bestuursnotulen altijd de vergoedingen bevestigen.
Controleer jaarlijks met uw administratiekantoor of de vastlegging nog voldoet.
Bewaar alle onderliggende documenten (agenda’s, declaraties, notulen) minimaal 7 jaar.
Communiceer transparant richting stakeholders om reputatieschade te voorkomen.

Waarom Brands Finance BCS BV.?

Het correct administreren van vacatievergoedingen vraagt praktische kennis én fiscale expertise. Bij Brands Finance BCS BV. combineren we beide. Onze voordelen:

Wij kennen de regels van de Belastingdienst en hoe deze in de praktijk worden toegepast.
Wij zorgen dat uw administratie altijd voldoet aan artikel 52 AWR.
Wij bieden heldere en praktische oplossingen – niet alleen regels, maar wat werkt.
Wij zijn flexibel en betrokken – we denken mee, ook buiten kantoortijden.
Met onze ervaring bij ANBI’s, verenigingen en stichtingen weten we precies waar de risico’s liggen.

✅ Conclusie: Een goede administratie van vacatiegeld en onkostenvergoedingen is onmisbaar voor elke ANBI, vereniging of stichting. Zorg dat duidelijk is vastgelegd wie wat ontvangt, waarom en wanneer. Zo voorkomt u problemen met de Belastingdienst en behoudt u fiscale zekerheid.