Maximale Vacatievergoeding 2025 – wat is toegestaan?

Wat is een vacatievergoeding?

Een vacatievergoeding (ook wel vacatiegeld genoemd) is een vergoeding die bestuursleden ontvangen voor hun inzet bij vergaderingen en bestuursactiviteiten. Het gaat niet om loon of salaris, maar om een redelijke compensatie voor de tijd die een bestuurder besteedt aan voorbereiding, deelname en afhandeling van vergaderingen.

Deze vergoeding kan zowel een vast bedrag per vergadering zijn als een vaste periodieke vergoeding.

Maximale vacatievergoeding 2025 volgens de Belastingdienst

De Belastingdienst stelt dat de vergoeding voor bestuursleden beperkt moet blijven tot een bescheiden en redelijke hoogte. Hiervoor geldt de zogenoemde 3%-regel:

De vergoeding is maximaal 3% van het maximum van salarisschaal 18 (volgens de Wet normering topinkomens).
Per 1 juli 2024 komt dit neer op een bedrag van €360,63 per vergadering.
Dit bedrag verandert niet per 1 januari 2025 – de maximale vacatievergoeding blijft dus €360,63.

Het is belangrijk dat organisaties zich aan dit maximum houden om fiscale risico’s en problemen met de Belastingdienst te voorkomen.

Vacatiegeld volgens VEVAM

Naast de fiscale normering hanteert bijvoorbeeld de auteursrechtenorganisatie VEVAM een vaste regeling voor vacatiegeld. Volgens VEVAM:

Het vacatiegeld bedraagt €400,- per vergadering.
Dit geldt voor reguliere bestuursvergaderingen en de jaarlijkse vergadering van aangeslotenen.
De vergoeding is all-in, dus inclusief:
- voorbereiding,
- reistijd,
- afhandeling,
- en het lezen van tussentijds gedeelde informatie.

Deze aanpak laat zien dat organisaties soms hogere vaste vergoedingen hanteren, maar dit moet altijd juridisch en fiscaal zorgvuldig worden verantwoord.

Wat betekent dit voor ANBI’s en verenigingen?

Voor ANBI’s (Algemeen Nut Beogende Instellingen) gelden extra strenge regels. Bestuurders van ANBI’s mogen géén loon ontvangen, maar wel een redelijke vacatievergoeding. Belangrijk:

Het bedrag moet binnen de normen van de Belastingdienst blijven.
De administratie moet duidelijk vastleggen wie wat ontvangt en waarvoor.
Transparantie in jaarrekening en notulen is noodzakelijk.

Praktische tips bij vacatievergoeding in 2025

Controleer jaarlijks of de vergoeding nog past binnen de geldende maximale norm (€360,63).
Leg alles schriftelijk vast – zowel in de administratie als in de notulen.
Voorkom overschrijding – een te hoge vergoeding kan leiden tot verlies van ANBI-status of belastingheffing.
Vergelijk met branchegenoten – zoals de regeling van VEVAM, om een idee te krijgen van gebruikelijke vergoedingen.
Raadpleeg een administratiekantoor zoals Brands Finance BCS BV. om fouten te voorkomen.

Waarom Brands Finance BCS BV.?

Het bepalen van de juiste vacatievergoeding vraagt om een combinatie van fiscale kennis en praktische ervaring. Bij ons krijgt u beide:

Wij kennen de regels van de Belastingdienst en zorgen dat u altijd veilig zit.
Wij helpen u met een administratie die volledig voldoet aan de wettelijke eisen.
Wij denken niet alleen in regels, maar vooral in praktische oplossingen.
Wij zijn flexibel en betrokken – altijd bereikbaar voor onze klanten.

✅ Conclusie: In 2025 blijft de maximale vacatievergoeding €360,63 per vergadering. Organisaties zoals VEVAM hanteren hogere vaste bedragen (€400,-), maar dit vraagt om zorgvuldige vastlegging. Wilt u zekerheid en fiscale veiligheid? Laat u adviseren door Brands Finance BCS BV. – uw partner voor administratie, belastingen en vacatievergoedingen.